De Kracht Van Een Determinatie Matrix

“Gebruik je vaak van die moeilijke begrippen?”

Sorry, maar voor dit typische tekstschrijversgereedschap bestaat tot nu toe geen goed Nederlands.

Determineren leerde ik op de middelbare school. Bloempje plukken. Meenemen. De ‘Heymans’ er bij en stap voor stap de naam van het bloempje ontdekken. Tijdrovend maar reuze effectief.

Een matrix komt uit de wiskunde. Het is een rechthoekig getallenschema. Vergelijk het met een Excel-sheet.

“Maar een tekstschrijver gebruikt taal”.

Taal is de allerlaatste fase van het proces. Voorop staat het weten voor wie je schrijft, waarover je schrijft en hoeveel je kunt schrijven. Zonder dit uitzoekwerk is een tekst niet functioneel. Het is nuttige kennis die aan de basis staat van iedere goede tekst. Zonder kennis is een tekst tamelijk hol en leeg.

In de matrix die ik vanmiddag maakte ging het om het opbouwen van zinvolle communicatie met toekomstige vrijwilligers. De verschillende redenen om vrijwilligerswerk te doen heb ik vervolgens afgezet tegen verschillende persoonlijkheidstypen. Vier ‘cellen’ scoorden hoog. Van deze informatie maak ik vervolgens vier typetjes, bijvoorbeeld Gezellige Gerda. Kenmerken van Gerda zijn niet alleen gezelligheid maar ook werken binnen een groep, hulpvaardig zijn, kunnen luisteren en aandacht geven aan anderen. Haar motivatie is ‘sociaal’. Bij het schrijven van mijn teksten voor dit type vrijwilliger praat ik nu tegen Gerda. Zo weet ik voor wie ik schrijf.

“Tijdrovend”.

Is het. Net zoals het tijdrovend is als architect om een compleet huis te ontwerpen. Of de opleiding van een piloot. We willen allemaal mooi wonen en veilig vliegen. Kwaliteit kost tijd maar levert op. En dat doet een determinatie matrix dus ook. Daarom is het altijd belangrijk van te voren te weten wat de opbrengst van een tekst zou moeten zijn. Pas dan kun je weten of de investering in goede communicatie zinvol is.

Mooie Communicatie Maakt Sprakeloos

‘Mooi’ is een nietszeggend begrip in communicatieland. Tenzij ‘mooi’ werkt. Zoals bij autoreclames, couture en juwelen. Maar praten over een ‘mooi volkorenbrood’ zegt niemand iets. Vaak is deze gedachtegang een lastige hobbel bij opdrachtgevers om te nemen. Mooi is toch synoniem met aantrekkelijk, begerenswaardig, jaloersmakend. Of met status en aanzien. Ook hier als voorbeeld een gedachten experiment.Tijdens een bezoek aan de opera in Verona, opgevoerd werd de Aïda, waren er veel mooie mensen onder het publiek. Ze waren doorgaans jong, droegen bijzondere kleding, schoenen met torenhoge hakken, het haar vers van de kapper en omgeven door exotische aftershave- en parfumgeuren. Wie zich achter deze façade verborgen bleef een angstvallig geheim.

Een andere vakantie op Madeira. In een soort van kelder van een winkel die rieten gebruiksvoorwerpen verkocht zat een man. Hij vlocht manden. Niet bepaald mooi, die man, maar wel fascinerend. Hij ging volledig op in zijn werk, keek zo nu en dan omhoog naar een binnenkomende toerist maar ging vervolgens weer stug door. Hem heb ik wel onthouden. Hier stond ik oog in oog met een verhaal waar ik graag meer van had geweten. Helaas spreek ik geen woord Portugees en hij alleen maar. Schoonheid als thema in een communicatiecampagne leidt af van waar het werkelijk om gaat, het verhaal.

Ons Dagelijks Leven Is Zo Gewoon

Om half zeven gaat de wekker, om acht uur zijn we op ons werk en ’s avonds om acht uur kijken we met een bord boerenkool op schoot naar het Journaal waarna we tegen tienen voor de buis zachtjes in slaap sukkelen. Niks Mona Lisa, rode lopers in Cannes of zonsondergangen op Hawaï. Goede communicatie doorbreekt dat gewone maar dan wel op een ‘gewone’ manier. Helder, duidelijk, begrijpelijk, aantrekkelijk en bereikbaar. Wie zo kan communiceren begrijpt waar het om draait.

Communicatie Creëert Waarde

Een communicatieadviseur creëert waarde voor zijn of haar klant. Waarde toevoegen betekent verbeteren van resultaten. Zoals een website die meer bezoekers trekt, een webwinkel die meer omzet draait, een vereniging die beter contact heeft met de leden, een pedicure die ondanks de concurrenten nieuwe klanten krijgt, een maatschappelijke organisatie die meer naambekendheid krijgt of een dierenasiel dat meer dieren plaatst. Communicatie draait om wat je zegt, hoe je het zegt en of je doet wat je zegt. In onze beoordeling van gebeurtenissen kijken we meestal naar geld, naar ‘wat kost het’. We denken vaak dat iets wat duur is ook veel waarde moet hebben. En dat is dus niet zo. Neem bijvoorbeeld een diamant. Een dure edelsteen die door zijn bijzondere chemische samenstelling prachtig schittert en erg hard is. De waarde van een diamant is echter nihil. Tenzij je hem om zijn hardheid in een boor zet waarmee een gat kunt boren in het dikste beton. Nu is er waarde door de combinatie diamant en boor. Het zijn overigens wel dure boren.

Niet alles van waarde hoeft duur te zijn. Zo staan er, – niet eens van die hele mooie -, filmpjes op YouTube van Gavin Webber, een Australiër. In beeld een aanrecht, een pan melk en nog wat kleinigheden. Gavin maakt kaas. En legt uit hoe je dat thuis ook kunt doen. Wereldwijd worden de filmpjes door mensen die zelf kaas maken bekeken, op forums worden de filmpjes becommentarieerd, evenals de resultaten. Veel waarde dus en dat voor de prijs van een internet abonnement.

Waarde Toevoegen Is Waarde Kennen

Een van de klanten uit mijn beginperiode was directeur van een middelgroot installatiebedrijf ergens in Twente. Nadat ik hem van alles had gevraagd over zijn bedrijf, een rondleiding had gekregen en we verder praatten over wat er moest gebeuren sprak hij de onsterfelijke woorden: “Ach jong, maak oe nich zo druk, de mensen leest dat toch nich“. De zaak was opgericht door zijn grootvader, voortgezet door zijn vader en nu had hij het voor het zeggen. Wat kon er mis gaan? Daar had hij toch geen teksten voor nodig? De klanten kwamen toch wel. Helaas bestaat het bedrijf niet meer.

Klanten komen niet vanzelf. En als ze komen zorg er dan voor dat ze niet allemaal tegelijk komen. Dat zorgt er voor dat je niet meer kunt doen wat je hebt gezegd.

Communiceren is een delicate aangelegenheid die tijd vraagt, kennis van de waarde die je nu hebt en inzicht in de waarde die je straks wilt hebben. Soms kan een adviseur daarbij erg behulpzaam zijn.

Drie Tips Om Zelf Je Kwaliteit Te Verbeteren

Kwaliteit is met aandacht en zorgvuldigheid net iets meer doen dan waarvoor je betaald wordt. En dat begint er mee dat je jezelf serieus neemt in je vak en je klant op de eerste plaats komt.

Kwaliteit is heel iets anders dan perfectie. Daarvoor hebben we computers, kwaliteit is mensenwerk.

Neem bijvoorbeeld de slager uit mijn jeugd. Die had altijd een ‘plakje worst voor de kleine man’. Kom daar maar eens om in een supermarkt. Of mijn kapper die alle klanten bij naam kent en bij binnenkomst zegt “Cappucino, Hans?”. Als ik betaald heb wijst hij op de grote snoeppot op de toonbank, “Neem een snoepje mee voor onderweg”. Hij heeft een goed lopende zaak, ondanks de zeven andere kappers in dezelfde straat.

  • Ken je klanten

Klanten zijn je beste leermeesters, beter dan welke opleiding ook. Leer van ze door te vragen, te luisteren en te onderzoeken. Maak aantekeningen, gewoon met een pen en een schrijfblok. Vertel nooit hoe geweldig je bent maar wat voor geweldige oplossing jij te bieden hebt. Wat heb jij waar je klanten blij van worden? Daarover kun je praten. En verder luister je alleen maar met aandacht en zorgvuldigheid.

  • Ken je product

De webwinkel in houten kwaliteitsspeelgoed was opgezet door een jong echtpaar met twee kinderen. Van die kinderen leren ze het meest, het zijn hun beste klanten. Soms liggen ze ’s avonds als de kinderen slapen op de grond zelf te spelen met de houten autootjes, treintjes en de dierentuin vol felgekleurde speelgoedbeesten. Over hun ervaringen houden ze een blog bij dat veel wordt gelezen. Ze weten alles van houten speelgoed, kennen hun leveranciers, hun concurrenten en hun klanten. Bij iedere bestelling die ze versturen zit een klein extraatje, altijd iets bijzonders dat niet te koop is. Er valt altijd nog iets te leren over je eigen product of dienst.

  • Ken je beperkingen

Niets brengt doeltreffender een onderneming om zeep dan succes. Dat heeft te maken met middelmatigheid. Wie iets gaat ondernemen begint aan een ongewis avontuur. “Komen er voldoende klanten, maak ik wel omzet, hoe hou ik een goed gesprek en wat wil ik bereiken?” Dit soort vragen spelen vooral aan het begin. Dus probeer je als startende ondernemer op save te spelen. Dat kan alleen als je kiest voor middelmatigheid. Stel nu dat je, onvoorzien, succes krijgt. In plaats van 100 klanten heb je er plotseling 5000. Wat nu?

Hier speelt kwaliteit een belangrijke rol. Neem als voorbeeld dat je start met 5 klanten die erg tevreden zijn, er in hun netwerk over praten en zorgen voor 5 klanten er bij. Dat zijn er dan 10. Nu kun je jezelf afvragen hoeveel klanten je kunt hebben met je bestaande bezetting. Neem aan dat dat er 100 zijn. Er is zichtbare groei dus die 100 komen er wel. Bij 80 klanten moet er nu een belletje gaan rinkelen, wat heb je straks nodig bij je 101’ste klant? Kwaliteit is dus ook constant anticiperen op ontwikkelingen. Dat geldt voort starters maar ook voor organisaties. Blijf alert en ken je grenzen.

Alleen Goede Plannen Verdienen Goede Teksten

plannenGoede plannen gedijen bij goede communicatie, bij goede teksten. Maar wat nu als de plannen nog niet af zijn? Ook dan kan een communicatieadviseur inschakelen zinvol zijn. Om mee te sparren, als klankbord of als bewaker van het communicatiebudget.

Plannen hebben altijd twee gezichten. Het ene gezicht is dat er, ergens in de toekomst, iets beter zal gaan. Dat kan heel concreet zijn. Zoals meer klanten, hogere opbrengst of grotere naambekendheid. Of ontsnappen uit een sociale uitkering, solliciteren naar een droombaan of promotie maken. Er zijn er net zo veel plannen als er mensen zijn.

Het andere gezicht van een plan is de bestaande situatie. Mensen hechten aan wat ze hebben, in de psychologie heet deze eigenschap ‘verliesaversie’. We hebben een ingebouwde weerstand om iets te verliezen. Het liefst willen we alles hebben en houden. In extreme gevallen zie we dat bij mensen die hun huis tot de nok toe hebben volgestouwd met spulletjes. Soms halen ze zelfs de krant.

Plannen uitvoeren betekent op zoek gaan naar iets nieuws en afscheid nemen van iets ouds.

In mijn begintijd werkte is als copywriter voor een middelgroot installatiebedrijf. Toen we onze plannen ontvouwden zei de directeur, de kleinzoon van de oprichter, “Waarom moet het nu ineens allemaal anders?”. Alles zag er nog net zo als zijn grootvader het ooit bedacht had en dat veranderen kon toch echt niet. Helaas voor hem waren de tijden wel veranderd net als taal en vormgeving.

Door Nieuwe Plannen Verlaten We Onze Comfort Zone

En dat moet je willen. Wil je dat? Begin dan met het stellen van vragen. Aan mensen in je omgeving, mensen die al bereikt hebben waar jij naar toe wilt en mensen die verstand hebben van de weg. Vragen stellen is nooit dom, doen alsof je alles al weet wel.

Een andere methode is het lezen van biografieën. Op internet is veel te vinden. Wikipedia staat vol verhalen, internetkranten schrijven vaak over bekende personen en in de bibliotheek zijn veel biografieën te vinden.

Hoe meer je over een bepaald onderwerp weet, hoe makkelijker en beter je keuzes voor de toekomst kunt maken. En dan is de inzet van goede communicatie zinvol. Want goede plannen verdienen goede teksten.

 

 

Communiceren Kun Je Leren Door Te Vragen

Goede vragen stellen kun je leren. Wie goede vragen stelt komt altijd verder.

Veel ondernemers, managers of andere baasjes doen niets liever dan vertellen. Over wat ze kunnen, hoe slim ze zijn en wie ze allemaal kennen. Hele verjaardagen kunnen ze vullen door te lullen. En ze weten altijd alles. Zoooo knap!

Wie Alles Weet Staat Altijd Stil

Wie echt iets te vertellen heeft begint met luisteren. En stelt zich vragen. Wie is die ander? Kunnen we iets voor elkaar betekenen? Heeft die ander iets aan mijn oplossingen?

Met deze, nog steeds niet uitgesproken, vragen begint iedere vorm van communicatie. Voor een tekstschrijver betekent dat vaak lezen, jezelf ingraven in het onderwerp. Vervolgens door vragen te stellen je kennis te testen en te verfijnen. Dan pas verschijnt het eerste schema, misschien een rapport of een advies. Tijdens de bespreking met de klant wordt er weer geluisterd, worden er vragen gesteld, ideeën getest, veronderstellingen gecheckt en doelgroepen geanalyseerd.

En dan pas is het de tijd om iets te gaan zeggen en schrijven. Pas dan weet je waarover het gaat.

Voor ondernemers geldt precies hetzelfde, als je niet weet wat de klant wil is voor je beurt praten niet bepaald slim. Begin altijd met een schone lei, ook al denk je alles al te weten. Je weet namelijk nooit wat je klant wel of niet weet. Dat moet eerst uitgezocht. Want stel dat jij denkt dat je alles weet en wat blijkt, de klant weet meer. Dan sta je mooi voor aap.

Goede vragen kunnen stellen is een kunst. Hoe beter je die kunst beheerst hoe zinvoller jouw communicatie wordt.

Stress En Tijdgebrek Zijn Echte Geldvreters

“Hoe harder je werkt, hoe meer je verdient”.

Helaas is dat niet zo. Hoe harder je werkt hoe meer je strest. Met alle problemen die daar bij horen. Stress en tijdgebrek maken het onmogelijk om tot welke nuttige prestatie dan ook te komen. De plantsoenwerker die ik in Wenen trof tijdens de middagpauze had het goed begrepen, hij lag in de schaduw van een grote boom te slapen. Slim want wie niet uitrust kan niet presteren. Er is een tijd om onkruid te schoffelen en een tijd om uit te rusten in de schaduw van een boom. Daarvoor te kiezen betekent dat je jezelf als persoon maar ook als organisatie serieus neemt.

Zet Het Belangrijkste Altijd Bovenaan

Niet alles is even belangrijk. Het ene is nou eenmaal belangrijker dan het andere. Weet wat belangrijk is en handel daarnaar. En voor organisaties is het van belang dat alle betrokkenen weten wat de prioriteiten zijn. Pas als iedere medewerker doordrongen is van de missie van jouw organisatie en daarnaar handelt komt succesvol communiceren in zicht. Moderne ondernemingen zoals het Nederlandse Voys en het Braziliaanse Semco hebben daar al invulling aan gegeven. In hun open managementstijl is ruimte voor een open geest, iedere medewerker wordt serieus genomen en draagt bij aan het succes van de onderneming.

Bewustzijn Volgt Aandacht

Aandachtig kijken naar een klein kind, naar een bloem die beweegt in de wind, naar de dobber die aangeeft of je al beet hebt of naar de vogels die rond de voertafel in de tuin fladderen. Er gebeuren legio dingen waar je, soms maar heel even maar toch, aandacht aan kunt schenken. Hetzelfde geldt voor een organisatie. Aandacht en bewustzijn, twee communicatiemethoden (jawel), zorgen dat de focus gericht blijft op de doelstellingen. Echte bewustwording is niet de meest eenvoudige vorm van communicatie maar wel een hele belangrijke. Je verwerft er inzicht mee waardoor het maken van keuzes gemakkelijker wordt. En stress en tijdgebrek niet meer nodig zijn.

4 Vragen Voor Een Beter Zicht Op De Organisatie

  • inventariseer eens de mening van medewerkers over de organisatie
  • zijn alle activiteiten gericht op de missie? Welke wel en welke niet? Elimineer de laatste.
  • hoe zien de klanten de organisatie (luisteren dus)?
  • welke taken vinden de medewerkers onzinnig?

Als voorbeeld van deze laatste vraag een casus uit het onderwijs. Op vrijwel alle middelbare scholen is dinsdagmiddag de vergadermiddag. Een verplicht nummer met een vaste begin en eindtijd (!) waar de unitleider zijn of haar leiderschapskwaliteiten ten toon spreidt. Zinvol? Zelden. De meeste zaken worden in de wandelgangen gedaan, e-mail is de informatieleverancier bij uitstek en conciërges hebben op de meeste vragen een antwoord. Maar zo gauw iemand met één vinger wijst naar deze zinloze dinsdagmiddag is de beer los. Status gaat hier duidelijk voor nut. Bezig zijn met serieus communiceren betekent vragen durven stellen bij alle heilige huisjes. Vaak zal blijken dat veel van deze huisjes niet veel meer voorstellen dan een door stutten in standgehouden ruïne.

Tips Voor Een Boeiende ‘Mission Statement’

Iedere onderneming heeft een reden van bestaan. Die reden is de missie van die onderneming. Een simpele missie is “Wij verkopen appels“. Beter wordt het al met “Wij verkopen lekkere appels“. Nog mooier klinkt “Wij verkopen lekkere en gezonde appels“. Een missie, ‘mission statement’, is belangrijk in je communicatie. Je vindt een ‘mission statement‘ in ieder jaarverslag van beursgenoteerde ondernemingen. En die staat daar niet voor niks. Aandeelhouders willen weten wat de zin van het bedrijf is waarin ze hun geld willen steken. Met een zin als “Wij doen maar wat” krijg je echt niet de handen op elkaar. En al helemaal geen investeerders of een lening van de bank. Om over klanten maar te zwijgen. Je klanten willen in één zin duidelijk hebben wat jouw onderneming voor hen doet. Maar niet alleen de externen willen weten wat je doet. Ook je medewerkers hebben er belang bij om te weten wat hun werkgever uitvoert. Zij willen weten waarvoor ze zich gaan inspannen.En wat te denken van jijzelf? Bij een sales-pitch, een gesprek met een nieuwe klant, een presentatie of een website is een activiteit kunnen neerzetten in één zin een must.

Wat doe je, voor wie doe je het en wat maakt jou bijzonder“. Dit is de simpele inhoud van je missie. Moet dat zo nodig boeiend zijn?Ja, want een saaie missie blijft niet hangen, is niet interessant en verdwijnt al snel in de grauwe brei van de middelmatigheid. Iedere vorm van communicatie moet dus op z’n minst boeiend zijn. Waar mogelijk verleiden, vermaken en aanzetten tot actie.Voor voorbeelden kun je heel goed terecht op TedX talks, filmpjes op YouTube waarin mensen vertellen over onderwerpen die hen bezig houden. In het Engels maar vaak ondertiteld. Een mission statement gaat over een doel, jouw specifieke doel om iets te ondernemen. Maak er met deze tips iets moois van.