Wat We Van Een Potje Touwtrekken Kunnen Leren

In de afgelopen decennia zijn scholen, banken, bedrijven en woningbouwverenigingen steeds groter geworden. Veel van deze kolossale organisaties zijn inmiddels failliet of ontmanteld en opgedeeld in kleine stukken. Logisch, groot werkt namelijk niet. Natuurlijk geeft het status als je de baas bent van zo’n kolos maar uit het oogpunt van functionaliteit en communicatie zijn het wangedrochten. Dat klein beter werkt als groot weten we al heel lang. Al in de 19e eeuw bewees een Franse landbouwkundige, Max Ringelmann, dat de individuele productiviteit afneemt naarmate de groep groter wordt. Zijn experiment was simpel maar doeltreffend. Hij verbond een vijf meter lang touw aan een apparaat waarmee je krachten kunt meten, een ‘dynamometer’. De trekkracht van één student stelde hij op 100%. Vervolgens trokken twee studenten aan het touw. De trekkracht per student was nu nog maar 93%; bij acht personen was het al teruggelopen naar 50%. Dit ‘Ringelmann effect’ is in de 20e eeuw op veel andere manieren gemeten en bevestigd. Leden van een grote groep spannen zich individueel minder in dan leden van een kleine groep. Sommige moderne bedrijven hebben dit uitstekend begrepen. Ze hebben hun organisatie aan dit effect aangepast en opgedeeld in kleine, zelfstandige groepen. Hun productiviteit per werknemer is groter dan gemiddeld.

Het ‘Ringelmann effect’ geldt ook voor communicatie. Kleine groepen communiceren beter. Zo worden afspraken beter onthouden, wordt nieuwe informatie sneller verwerkt en is het onderlinge vertrouwen groter. Ook worden kansen beter benut doordat er minder sociale druk is. In de manier waarop we communiceren is het ‘hoe’ zeker zo belangrijk als het ‘wat’. En dat hebben we allemaal ontdekt dankzij het experiment van Ringelmann die studenten aan een touwtje liet trekken.

Is Jouw Werk Ook Een Privilege?

Studeren is een privilege” zei M., naast me in de auto. Een aantal keren per jaar schrijven we ons in voor een workshop, meestal op het gebied van filosofie of psychologie. De workshop waar we net vandaan kwamen had als titel “Levenskunst, zingeving of zelfzorg”. Van de dertig aanwezigen waren er drie man. Verder was iedereen wit, erudiet en voorzien van een positieve, oplossingsgerichte levenshouding. Een select gezelschap waaruit prachtige verhalen, goede voorbeelden en verrassende inzichten kwamen. Met als gemeenschappelijke kenmerken ‘interesse in de medemensen’ en ‘betrokkenheid’. Inzichten delen is dan echt een voorrecht. Dit soort bijeenkomsten zijn niet alleen inspirerend maar bieden ook veel stof voor een goed gesprek. En voor columns. Deze morgen was, voor mij, de wereld heel eventjes een ideale plek. Waar mensen met oprechte interesse naar elkaar luisteren, waar veel vragen worden gesteld en waar complimenten worden uitgedeeld. Tussen mensen die elkaar tot dat moment nog nooit eerder hebben gezien. Heel bijzonder. Helaas is het beeld van de dagelijkse werkelijkheid genuanceerder. Met als uitschieters mensen die zich uitsluitend richten op hun problemen en geen kans zien te kijken naar oplossingen.

Wat voor mensen geldt, gaat ook op voor organisaties. Ook daar zien we leiders die zich richten op problemen en anderen die gefocust zijn op oplossingen. Uit psychologisch onderzoek weten we dat mensen die zich richten op oplossingen een succesvoller, en vaker ook gelukkiger, leven leiden. Voor bedrijven zal dit ongetwijfeld ook gelden. Wie bij zo’n club werkt zal de uitspraak van M. beamen en zeggen: “Mijn werk hier is een privilege”.

Deze column verscheen eerder op de website van deOndernemer.

Vragen Stellen Is Geen Kunst Maar Een Vaardigheid

Vragen stellen is niet eenvoudig. Maar wel belangrijk. Er zijn veel redenen waarom mensen geen vragen stellen. Zo vertelde een lerares, die als vrijwilliger taalles gaf aan buitenlandse kinderen, dat haar Chinese leerlingen nooit een vraag zullen stellen omdat dat niet past in hun cultuur. Kom er dan maar eens achter wat ze niet begrepen hebben. Een andere reden is het verschil in karakter, de ene mens is van nature nieuwsgieriger dan de andere. Zo zal de ene mens, die een moeilijk woord tegenkomt, de betekenis opzoeken in een woordenboek. En zal een ander er gewoon overheen lezen. Soms wordt vragen stellen geassocieerd met ‘dom’. Wat onwaar is, wie veel vraagt komt veel te weten. Vragen stellen is dus een manier om slimmer te worden. In plaats van het woord ‘dom’ is ‘onzekerheid’ beter op z’n plaats. Ooit had ik zo’n onzekere baas die nooit iets vroeg maar altijd bleef steken in commentaren achteraf. Hij maakte het werk voor zichzelf, en voor ons, moeilijker dan nodig was. Het was niet bepaald een periode waaraan ik met blije herinneringen terugdenk.

Vragen en bevraagd worden zijn belangrijke communicatie processen. Daarom wat tips.

  • Leidt je vraag in
  • Geef de reden waarom je de vraag stelt
  • Kies het juiste moment
  • Formuleer iedere vraag helder en kort
  • Vraag nooit om meer informatie dan je nodig hebt
  • Check het antwoord door terugkoppeling
  • Bedank degene die je het antwoord gaf

Hoe opener je zelf bent, hoe veiliger je overkomt en hoe groter de kans dat je een vraag kunt stellen. En dus een antwoord krijgt. Als je vragen stellen moeilijk vindt, oefen dan op mensen die je graag iets vertellen over hun hobby, vakantie of werk. In ieder mens woont een verhalenverteller. Door te oefenen wordt je een goede vragensteller.

Netwerken Is Een Kwestie Van Doorzetten

Het doel van netwerken is een onbekende op het juiste moment de juiste dingen vertellen. Zo bevond ik me vanavond te midden van sportbestuurders, wat ambtenaren en een wethouder. Samengeperst in een sportkantine met een te grote bar, te weinig stoelen en een overdaad aan verbruikte lucht. Het presentatiescherm stond tegen de achtermuur, onzichtbaar door brede ruggen van staande aanwezigen. Verder was de koffie redelijk, de cake vers en het geluid van de sprekers, allemaal mannen, knetterhard. Doel was een plan achter te laten bij de juiste persoon. Wat lukte, ik raakte er zelfs twee kwijt.

Netwerken is geen spelletje voor gejaagde mensen. Er is een behoorlijke dosis geduld voor nodig, wat overigens geen garantie is voor succes. Zo moet het plan eerst bedacht en geschreven worden. Het eerste werkstuk is altijd te uitgebreid, te groot en te chaotisch. Na een nachtje rijpen wordt het gestript, alle overbodige woorden en zinnen gaan er uit, alinea’s verwisselen van plaats en de motivering krijgt extra accenten. Wegleggen, wandelen, en weer herschrijven totdat het iets wegheeft van een leesbaar geheel. Hoogste tijd voor de specialisten. Een ter zake kundig adviseur geeft zijn mening en een redacteur leest het geheel kritisch door. Dat laatste lijkt misschien vreemd voor een professional maar is het niet. Wie veel schrijft valt snel in een soort stramien met het gevolg dat er een saai verhaal ontstaat. Door een goede redactie wordt de tekst weer fris. Als laatste volgt de opmaak; het lettertype, de regelafstand, illustraties en bladspiegel. Naast de omslag mogen dat maximaal vier A4’tjes zijn. Na een nachtje slapen volgt de laatste controle. En dan maar hopen dat het plan op de juiste plek terecht komt. Zo’n netwerk project is een van de spannendste onderdelen van mijn vak. En ook een van de aller leukste. Helemaal als het ook nog iets gaat opleveren.

Zo Binnen Zo Buiten

Communicatie is de wetenschap van het leggen van verbindingen tussen mensen. Een vader kan een goed gesprek hebben met zijn zoon, een arts kan de patiënt zinvolle informatie geven en een voetbalscheidsrechter kan fluiten voor buitenspel. In de begintijd van deze wetenschap was er een simpel schema voor communicatie, ‘zender > bericht > ontvanger’. In de loop van de tijd werd dit schema steeds verder uitgebreid. Psycholoog Julius Fast schreef in 1970 zijn bestseller “Body Language”, in het Nederlands vertaald als ‘De taal van het lichaam’. Communicatie was niet langer meer een simpel bericht maar bleek te bestaan uit een hele reeks berichten. Die elkaar op hetzelfde moment zelfs konden tegenspreken. “Ik hou van jou” tegen je geliefde zeggen met gebalde vuisten en norse blik is geen geloofwaardige communicatie. Niet alleen onze houding maar ook onze kleuren bleken een boodschap te bevatten. Harmonieuze kleuren zijn betrouwbaar, contrasterende kleuren stoten af. Kleurenadviseurs helpen mensen om kleding te kiezen die past bij hun type; voor de een zijn dat primaire kleuren, de ander is meer gebaat bij pastel of bij warme herfsttinten. Allemaal zenders die hun eigen boodschap hebben.

Bedrijven hebben binnen communicatie een bijzondere positie. Zij hebben ontvangers aan twee kanten. Aan de ene kant bevinden zich de klanten, mensen van buiten de onderneming die iets kopen. Aan de andere kant zijn er de medewerkers die arbeid aanbieden. Zij krijgen instructies en opdrachten om uit te voeren. Het lijkt alsof een bedrijf een Januskop is, een hoofd met zowel aan de voorkant als aan de achterkant een gezicht. Zo lijkt het. In werkelijkheid communiceert een onderneming op precies dezelfde manier met de medewerkers als met de klanten. Ondernemingen blijken maar één communicatiecultuur te hebben die geldt voor alle ‘ontvangers’. Een goede verstandhouding met de medewerkers geldt ook voor klanten en omgekeerd. Leuke tip voor sollicitanten, benader eens een klant van je toekomstige baas voor informatie. Zo binnen zo buiten.

Drie Mythes Over Het Maken Van Plannen

Het maken van plannen is een belangrijke menselijke bezigheid. We plannen ons werk, onze vakanties, onze uitgaven en onze carrière. Ondernemen begint met een ondernemingsplan en ’s morgen plannen we onze activiteiten van die dag. Op scholen wordt volgens een plan gedoceerd en stadsbussen rijden volgens een plan, de dienstregeling. Een communicatieplan geeft richting aan wat we willen zeggen, tegen wie en waarom. Het lijkt er op dat met een plan alles goed komt. Lijkt, want er valt het nodige op af te dingen.

Het Strakke Plan

Zoals een collega ooit het voorbereiden van een les een vorm van faalangst noemde, zijn strakke plannen vaak een uiting van onzekerheid. Doorgaans zijn ze contraproductief. Ze knellen en leiden eerder tot ellende dan tot succes. Weidse, ruimtelijke plannen maken mensen enthousiast en zetten aan tot avontuurlijke stappen. Hoe meer mensen dan meedoen, hoe meer vruchtbare ideeën er geboren worden.

De Beste Keuze

De gevolgen van iedere keuze, en dus van iedere stap in een plan, is pas zichtbaar nadat de keuze is gemaakt. Nooit vooraf. Kiezen is dan ook een onzekere bezigheid. Deze onzekerheid is er de oorzaak van dat mensen beïnvloedbaar zijn. De manier waarop mensen kiezen is een belangrijk onderzoeksgebied binnen de psychologie en in de speltheorie. Mensen kiezen om heel verschillende redenen die niet te voorspellen zijn.

Meten Is Weten

We hebben een plan, we hebben keuzes gemaakt en nu we willen weten of het werkt. We willen meten. Ik ook. Dus levert Google Analytics mij dagelijks het aantal bezoekers op deze website. Vorige week had ik plotseling drie dagen achtereen geen enkele bezoeker. Dat is meten. Maar wat weet ik dan nog? En als ik al iets weet, wat kan ik er dan mee? Plannen is een belangrijke menselijke bezigheid. Maar maak er geen punt van!

Luie Campingbazen Maken De Mooiste Vakanties

Regelmatige vakanties zijn een privilege voor docenten. Omdat we van avontuur houden hebben we ze gebruikt om, met tent of caravan, door Europa te trekken. Om veel te zien maar vooral om veel te beleven. Als kampeerder kan dat. Iedere camping is anders, wordt anders geleid en levert zo verschillende indrukken en herinneringen. Campingbazen maken een belangrijk onderdeel uit van die herinneringen.

Zo was er een Nederlands echtpaar dat een camping runde in het Schwarzwald. We kwamen er, zoals zo vaak, door een tip. De camping lag op een helling achter een groot hotel en stelde eigenlijk niet veel voor. Dit in tegenstelling tot de vrouwelijke helft van het paar. Binnen een paar uur was ons duidelijk dat het haar camping was, ze zorgde voor sfeer en voor reusachtige taartpunten die ’s morgens naast de harde broodjes lagen. Onweerstaanbaar. Het ging er gemoedelijk en gastvrij aan toe, iedereen had het naar de zin en de lijst met bezienswaardigheden, eenvoudig getypt, hebben we helemaal afgewerkt.

De nieuwe beheerder van de camping boven Kassel pakte het heel anders aan. Nors wees hij ons een vaste plaats aan, mopperde op iedereen die ook maar iets buiten de lijntjes deed en was verder net zo tolerant als de rotsen aan de overkant van de rivier. De hele dag liep hij te redderen en gunde zichzelf maar ook de gasten weinig rust. Ondanks het leuke stadje en de mooie omgeving zijn we snel weer vertrokken.

Terugkijkend concludeer ik dat regelzucht haaks staat op plezier hebben en genieten. Gelukkig hadden we in het onderwijs als privilege regelmatig vakantie.

De Trukendoos Van Storytelling

Een grote, Duitse bouwmarkt heeft als slogan “Ideen muss man haben”, ideeën moet men hebben. Waarmee ze bedoelen dat zij alles in huis hebben om die ideeën uit te voeren; planken, verf, behang of een figuurzaag. Het zijn grote winkels waar ik best een uurtje kan doorbrengen. Helemaal in de wetenschap dat vlak bij de ingang een bakker is met “Kaffee und Kuchen”. Een ideale plek om de verloren energie weer aan te vullen. Maar dat lost mijn probleem met die slogan niet op. Is een muur in de kamer zacht grijs verven het gevolg van een idee? Of gewoon een klusje? Wat is dat eigenlijk, een idee? Voor mij betekent het dat ik iets nieuws schep, iets dat er eerder niet was. Een andere invalshoek, een ongewoon gebruik van woorden of betekenissen, of een onderwerp waarover nog nooit iemand iets geschreven heeft. Veel schrijvers gaan zitten wachten op een idee. Dat wachten kan soms heel lang duren. Helaas heb ik daar de tijd niet voor. Een tekst moet op een bepaald moment gewoon af zijn. Tegen een klant zeggen dat er nog geen goed idee uit de lucht viel en dus het verhaal later komt is echt geen optie. Daarom heb ik een trukendoos. Ooit geleerd tijdens een cursus ‘creatief schrijven’. Daar kregen we zeven kaartjes uit het memory spel. De verschillende afbeeldingen hadden niets gemeen, de opdracht was er een logisch verhaal over te schrijven. Mijn verhaal destijds heette ‘Jacobus en de schoen’. Ik heb het nog steeds. Na de memory kaartjes volgden illustraties, tekeningen, foto’s, woorden, vakantiekiekjes, schilderijen, ontmoetingen, rijen voor de kassa en een adviesgesprek. Maar ook boeken, krantenartikelen, – die ik fotografeer en digitaal opsla -, en websites met boeiende informatie. Wie een goede trukendoos heeft beschikt over een bron van veel fijne ideeën en heeft dus altijd iets om over te schrijven. “Ideen muss man haben”.

Soms Is Een Slapeloze Nacht Een Fijn Bezit

“De zeven eigenschappen” van Stephen Covey staat hoog in mijn top tien van favoriete boeken. Zonder een aanhanger te zijn grijp ik toch regelmatig naar dit boek. Zoals nu. De reden; een gesprek vanmiddag over een volledig nieuw project. Iets nieuws beginnen is een creatieve activiteit, er is sprake van een grote mate van onvoorspelbaarheid, van opnieuw beginnen en van doorlopend zoeken naar andere oplossingen. Het is een proces van fouten maken maar ook van genieten van succes. Geen spelletje voor mensen die zich niet senang voelen zonder duidelijke structuur en zekerheden. Dit openstellen voor nieuwe mogelijkheden noemt Covey in zijn boek ‘synergetische communicatie’, een proces waar zowel je rationele hoofd als je emotionele hart bij betrokken zijn. Een zaak dus van verstand en gevoel. Enige avontuurlijkheid is gewenst, openheid is noodzakelijk evenals het geloof in eigen kunnen. Fouten maken mag, faalangst hebben niet. Het nieuwe project wordt gedragen door drie mensen. Heel verschillende mensen, zowel qua leftijd als achtergrond en vakmanschap. Maar alle drie bevlogen en met een missie. Het zijn noodzakelijke ingrediënten om tot synergie te komen. Synergie betekent dat de som van de delen, in dit geval de samenwerking van drie professionals, meer is dan de individuele kwaliteiten. In gemakkelijk Nederlands, ‘Eendracht maakt macht’. Om eendracht te scheppen is onderling vertrouwen nodig, evenals gelijkwaardigheid en geloof in eigen kunnen. Een succesrecept dat je niet op internet kunt bestellen maar dat door goede communicatie in een veilige omgeving spontaan kan ontstaan. Om daar deel van uit te maken geeft mij een fijn gevoel en een heleboel energie. Misschien zelfs wel een slapeloze nacht.

Kleine Details Bezitten Grote Toverkracht

Alle problemen die om een oplossing vragen hebben meerdere kanten. Nou bedoel ik geen problemen zoals dorst die je kunt oplossen met een glas water. Dat probleem is simpel tenzij je midden in de woestijn bent. Dan is het plotseling een zaak van overleven. De meeste problemen bevinden zich ergens tussen het glas water uit de kraan en omkomen door watergebrek. Ze zijn niet vaak levensbedreigend maar vragen wel om een oplossing. Elk probleem begint met een formulering van dat probleem. “Ik heb een communicatieplan nodig” is zo’n formulering die meestal achteloos wordt uitgesproken of opgeschreven. Vaak gevolgd door een hoopvolle blik richting de woordentovenaar die, omgeven door flonkerende sterren, de oplossing eenvoudig uit de hoge hoed tovert. Vervolgens wat zwaait met het toverstokje en ziedaar, het probleem is instant opgelost. Hoe mooi zou het zijn als we op deze manier alle problemen konden oplossen. Helaas is de werkelijk weerbarstiger. Het oplossen van een probleem is doorgaans een stevige klus, geen wit konijntje. De echte zoektocht begint bij de vraag waarom zo’n plan nodig is. “Wat”, zo luidt de eerste vraag dan ook, “is eigenlijk het probleem?” Met wie moet er beter gecommuniceerd worden? En waarom? Of is het eigenlijk een ‘me-too’ vraag? Om niet onder te doen voor de concurrent of om mee te pronken op de sportclub. Legitiem maar zo’n oplossing vraagt dan om veel bling-bling. Om de medewerkers te motiveren is het kweken van een saamhorigheidsgevoel de echte vraag. Het vergroten van de omzet vraagt daarentegen weer om een marketing benadering. Het zijn allemaal details maar beslist geen bijzaken. In dit soort details zit de kracht van functionele communicatie.

Een Goed Spel Maakt Veel Duidelijk

Hoe vertel ik het de mensen?” vroeg een penningmeester van een vereniging enige tijd geleden. “Wat wil je dan vertellen?” gaf ik als antwoord. “Dat onze clubkas een bodem heeft en dat niet iedereen zo maar alles kan declareren.” Hij keek me zorgelijk aan, “Iedereen doet maar!”. In zijn stem klonk onmacht en in mijn fantasie hoorde ik een droevige snik. “Ze begrijpen er geen bàl van!” En dat begreep ik heel goed want wie heeft er nou na de middelbare school nog een grootboek aangeraakt, een balans opgemaakt of een rekening van verlies en winst gepresenteerd? Daarnaast zijn cijfers abstracte begrippen waarover het altijd lastig praten is. Al zijn pogingen ten spijt had deze penningmeester geen kans gezien het uitgavenpatroon van zijn club goed te regelen. Mensen die geld mogen uitgeven, hoe weinig ook, hebben daardoor een machtspositie die ze niet graag uit handen geven. Zelfs niet als ze daarmee een organisatie in gestrekte galop naar de ondergang sturen. Alle privileges intrekken werkt niet, dat roept alleen maar weerstand op en gooit de hele interne structuur overhoop. Over geld praten werkt evenmin, daar is het onderwerp nou weer net te abstract voor. Budgetteren, een vast bedrag per jaar toekennen, was een oplossing maar hoe regel je dat? In dit soort situaties biedt een spel vaak uitkomst. Zo’n spel draait om het onderling verdelen van een onbekend bedrag waarbij alle deelnemers van te voren vertellen hoeveel geld ze nodig hebben en waarvoor ze dat gaan uitgeven. Is dit bedrag op voordat iedereen aan de beurt is geweest dan krijgen sommigen geen geld. Omdat dat niet kan wordt een nieuwe ronde gespeeld totdat al het geld verdeeld is. Door met speelgeld te werken ontstaat een realistisch spel. Het onderlinge overleg leidt tot wederzijds begrip en hopelijk ook tot begrotingsdiscipline. Ik ben erg benieuwd of dit spel ook bij deze vereniging werkt.

Kleine Handleiding Voor Nodeloze Vaagheid

De onnodige onleesbaarheid van ambtelijke brieven is het gevolg van een streven naar uiterste perfectie. Niets mag aan het toeval worden overgelaten, alles moet juridisch juist beschreven worden waardoor er geen mens iets van begrijpt, behalve de opsteller. Het is een methode die op veel meer plaatsen te vinden is en die ik ‘Nodeloze Vaagheid’ noem. Het zijn zinnen die uitblinken in nietszeggendheid. Zo zijn er die beginnen met: “In zijn algemeenheid…”. In het Twents dialect te vertalen met “mangs wa, aajt nig”, soms wel maar niet altijd. Zonder verdere uitleg is dit een echte dooddoener. Een ander vaag woord is ‘vooralsnog’, wat gewoon ‘voorlopig’ betekent. Doet het altijd goed doet in vergaderingen. Lekker nietszeggend en uitstekend te gebruiken om een lastige vraag op de lange baan te schuiven. Samen met het werkwoord ‘zullen’ laten zich prachtige, nietszeggende zinnen construeren, zoals: “Vooralsnog zouden we vanuit kunnen gaan dat…”, waarna alle toehoorders onmiddellijk het spoor bijster zijn. Met als alternatief een eenvoudig “Ik weet niet of…” wordt in elk geval de positie van de spreker duidelijk.

Het gebruik van nodeloos vage woorden heeft iets weg van het plantje Zevenblad, wie dat eenmaal in de tuin heeft komt er nooit meer vanaf. Maar zoals de blaadjes prima in een salade passen hebben vage termen soms ook een nuttige functie. Dat kan als de totale zin duidelijkheid schept. Nemen we als voorbeeld een woningzoekende die schrok van de zin: “Vooralsnog maakt u geen kans op een huis…,” maar weer hoop kreeg toen hij het tweede deel hoorde, “…maar we maken een nieuwe afspraak over drie maanden.” Hier is het gebruik van ‘vooralsnog’ zinvol. En daar draait het altijd om bij teksten, de lezer of luisteraar moet er iets aan hebben.